Netwerk Groene Bureaus

ngb_009168
brancheorganisatie voor kwaliteitsbevordering en belangenbehartiging

Huishoudelijk reglement van het Netwerk Groene Bureaus , 4 februari 2009, 22 okt 2012

Het Huishoudelijk reglement Netwerk Groene Bureaus, vastgesteld op de algemene vergadering van 28 september 1998; herzien op de ledenvergadering van 4 februari 2009; aangepast voor het onderdeel klachtenprocedure op 22 okt 2012.

Het huishoudelijk reglement is gebaseerd op de Statuten het Netwerk Groene Bureaus.

 Artikel 1 Toelating van nieuwe leden 

  1. Het bestuur toetst de aangemelde organisatie aan de toelatingseisen zoals opgenomen in de statuten en aan de volgende eisen uit dit reglement:
    1. de aangemelde organisatie bestaat langer dan twee jaar. Organisaties die twee tot vier jaar bestaan, kunnen aspirant lid worden en kunnen, indien na toetsing in het vierde jaar van hun bestaan blijkt dat zij voldoen aan de overige toelatingscriteria van de vereniging het gewone lidmaatschap verwerven. Organisaties die ouder zijn dan vier jaar, kunnen direct als gewoon lid worden toegelaten, uiteraard mits zij voldoen aan de overige toelatingscriteria van de vereniging
    2. de aangemelde organisatie heeft in de voorgaande twee (aspirant-lid) dan wel vier jaren (gewoon lid) conform de gedragscode van het Netwerk Groene Bureaus geadviseerd.

Bij positief resultaat wordt de aanmelding ter toetsing voorgelegd aan de leden. Indien binnen twee weken de leden geen bezwaren kenbaar hebben gemaakt dan wel niet gereageerd hebben op de aanmelding, wordt het lidmaatschap verleend. Bij bezwaren van bestuur of van de leden, hoor en wederhoor toepassend, wordt het lidmaatschap onder opgaaf van redenen geweigerd. De zich aanmeldende organisatie kan hiertegen bij de ledenvergadering in beroep gaan.

Indien de organisatie deel uitmaakt van een samenwerkingsverband met andere organisaties, bijvoorbeeld via een moedermaatschappij, geldt de zelfstandige profilering in de markt als criterium voor het afbakenen van de organisatie die lid wordt (moedermaatschappij dan wel de organisatie zelf).  

Artikel 2 Het lidmaatschap 

1. Met hun lidmaatschap verplichten de leden zich tot het volgen van de gedragscode van het Netwerk Groene Bureaus. 

2. De jaarlijkse lidmaatschapskosten zijn gerelateerd aan de omzet van de organisatie. Indien de organisatie ook niet-groene werkzaamheden verricht en die in onderlinge samenhang met de groene werkzaamheden op de markt profileert, zulks ter beoordeling van het bestuur, worden de lidmaatschapskosten gerelateerd aan de omzet van de gehele organisatie. 

3. De grondslag voor de contributie is als volgt (omzet gehele bedrijf, inclusief de niet-ecologisch afdelingen):

•    minder dan € 100.000: € 455     
•    tussen € 100.000 en € 1 miljoen: € 960     
•    tussen € 1 en € 5 miljoen: € 1.566     
•    meer dan € 5 miljoen: € 2.222
(contributie per 2015)

4. Nieuwe (aspirant-)leden betalen inschrijfgeld, ter hoogte van éénmaal de jaarlijkse contributie. 

5. Ieder lid heeft één stem. 

6. Een aspirant-lidmaatschap geeft heeft dezelfde rechten als een gewoon lidmaatschap met uitzondering van stemrecht in de algemene ledenvergadering. 

Artikel 3 Het bestuur 

1. De voorzitter kan zich desgewenst laten vergezellen van een medewerker van zijn organisatie die de mening van de organisatie in de vergadering naar voren brengt teneinde de voorzitter in staat te stellen zijn functie neutraal te vervullen. 

Artikel 4 Financiering van activiteiten van de vereniging 

1. De structurele kosten van de vereniging worden gefinancierd vanuit de lidmaatschapsgelden. De vereniging ontplooit zijn activiteiten in de vorm van projecten die, indien voor alle leden van belang en voor zover de middelen dat toelaten, uit de lidmaatschapsgelden worden betaald. In het geval dat een project slechts voor een beperkt aantal leden van belang is, kan financiering van deze projecten door de belanghebbende leden plaatsvinden. 

Artikel 5 Klachtbehandeling 

Het Netwerk Groene Bureaus heeft een procedure vastgesteld voor de behandeling van klachten over zijn leden. Voor de behandeling van deze klachten is een vaste klachtencommissie ingesteld. Bestuur, klachtencommissie en ledenvergadering geven invulling aan de klachtenprocedure.

De klachtencommissie bestaat uit vier leden: twee leden van het Netwerk Groene Bureaus, één jurist en één ecologisch onderzoeker (beide laatstgenoemden zijn geen lid van het Netwerk Groene Bureaus). Om de commissie slagvaardig te laten werken, wordt voor elk van de leden  een plaatsvervanger benoemd die bij agendaproblemen van leden van de commissie of bij mogelijke belangenverstrengeling bij een commissielid deelneemt aan de commissie. De ledenvergadering benoemt op voordracht van het bestuur de leden van de klachtencommissie. De commissieleden worden benoemd voor een periode van drie jaar en kunnen na afloop van deze termijn eenmaal voor dezelfde periode worden herbenoemd.

Bij mogelijke belangenverstrengeling bij een bestuurslid treedt dit bestuurslid terug op de momenten dat het bestuur de klacht bespreekt en behandeld.

De klachtencommissie wordt terzijde gestaan vanuit het onafhankelijk secretariaat van het Netwerk Groene Bureaus.

Procedure voor klachtbehandeling

A. Bestuur

1. De klachtprocedure staat open voor leden en niet-leden (zoals opdrachtgevers en maatschappelijke organisaties), mits zij aan ontvankelijkheidseisen uit artikel A.2, artikel A.3 en artikel A.4 voldoen.

2. De klacht wordt schriftelijk ingediend bij het bestuur van het Netwerk Groene Bureaus via secretariaat@netwerkgroenebureaus.nl of per post. Bij een klacht van het bestuur tegen een van de leden wordt onderstaande procedure op dezelfde wijze doorlopen.

3. De klacht bevat tenminste de naam en het adres van de indiener, dagtekening, een omschrijving van de gedraging of het geschrift waartegen de klacht is gericht, de gronden waarop de klacht berust en een onderbouwing van het belang bij de klacht.

4. Het bestuur beoordeelt de ontvankelijkheid van de klacht. Een klacht is ontvankelijk indien deze:

-       betrekking heeft op niet-naleving van de gedragscode[1], en

-       is ingediend door een belanghebbende, en

-       niet onredelijk laat is ingediend, en

-       voldoet aan de indieningseisen uit onderdeel A.2 en A.3 van deze klachtenprocedure

5. Het bestuur bevestigt de ontvangst van de klacht. Het bestuur stelt het aangeklaagde lid in de gelegenheid om te reageren op de klacht. Daartoe wordt een termijn gesteld van vier weken. Deze termijn kan eenmaal met vier weken worden verlengd. Verdere verlenging wordt door het bestuur uitsluitend om zwaarwegende redenen toegestaan.

6. Indien de klacht ontvankelijk is, toetst het bestuur de inhoud van de klacht aan de gedragscode.

7. Het bestuur legt zijn bevindingen voor aan partijen en zal trachten via een gesprek met partijen tot een oplossing te komen. Sancties zoals genoemd onder B.22 kunnen daarvan deel uitmaken. Indien een of meer partijen dat wenselijk achten wordt de oplossing door het bestuur op schrift gesteld. Indien alle betrokkenen instemmen met de oplossing is de klachtprocedure daarmee beëindigd.

8. Als geen oplossing bereikt wordt, beslist het bestuur binnen zes weken na beëindiging van het overleg over de klacht. Deze beslissing wordt op schrift gesteld en ter kennis gebracht van partijen.

9. Indien een of meerdere partijen het niet eens zijn met de beslissing van het bestuur, kunnen zij daartegen in beroep gaan bij de klachtencommissie. Het beroep moet binnen zes weken na verzending van de beslissing door het bestuur bij de klachtencommissie worden ingediend.

B. Klachtencommissie

10. Een beroepschrift tegen de beslissing van het bestuur  wordt schriftelijk ingediend bij de klachtencommissie van het Netwerk Groene Bureaus via secretariaat@netwerkgroenebureaus.nl of per post. De klachtencommissie bevestigt de ontvangst van de klacht.

11. Het beroepschrift bevat tenminste de naam en het adres van de indiener, dagtekening, en de gronden waarop het beroep tegen de beslissing van het bestuur berust. De indiener voegt bij zijn beroep een afschrift van de beslissing van het bestuur.

12. De klachtencommissie beoordeelt de ontvankelijkheid van de klacht. Het beroep  is ontvankelijk indien dit:

-       is ingediend door een van de bij de klachtprocedure betrokken partijen

-       tijdig is ingediend

-       voldoet aan de indieningseisen uit onderdeel B. 10 en B.11 van de klachtenprocedure.

13. De klachtencommissie stelt de andere partij(en) in de gelegenheid om te reageren op het ingestelde beroep. Daartoe wordt een termijn gesteld van vier weken. Deze termijn kan eenmaal met vier weken worden verlengd. Verdere verlenging wordt door de klachtencommissie uitsluitend om zwaarwegende redenen toegestaan.

14. Voordat de klachtencommissie beslist op het ingesteld beroep stelt hij partijen in de gelegenheid te worden gehoord. Tot tien dagen voor de hoorzitting kunnen partijen nog nadere stukken indienen bij de klachtencommissie. Daarvan sturen zij gelijktijdig een afschrift aan de andere partij(en).

15. Indien het beroep ontvankelijk is, toetst de klachtencommissie het beroep en de onderdelen van de beslissing van het bestuur waartegen het beroep is gericht, aan de gedragscode.

16. Binnen zes weken na de hoorzitting formuleert de klachtencommissie op grond van expliciete overwegingen een schriftelijk voorlopig oordeel, dat ter kennis wordt gebracht aan partijen.  

17. Partijen kunnen binnen vier weken na de datum van verzending schriftelijk reageren op het voorlopig oordeel.

18. De klachtencommissie formuleert mede op grond van deze reacties een definitief oordeel en brengt dit ter kennis van partijen en van het bestuur.

19. Indien de klachtencommissie de klacht gegrond verklaart, kan de commissie in zijn oordeel een advies geven omtrent een op te leggen sanctie. Uitsluitend de onder B.22 opgenomen sancties kunnen aan een lid worden opgelegd.

20. Het bestuur maakt de klacht, samen met het oordeel van de klachtencommissie en het bestuur in geanonimiseerde vorm bekend aan de ledenvergadering en plaatst deze eveneens in geanonimiseerde vorm op de website van het Netwerk Groene Bureaus.

21. Het bestuur legt de sanctie op. Het betreffende lid kan in beroep gaan bij de ledenvergadering. Dit beroep heeft een opschortende werking. Het beroep wordt behandeld in de eerstvolgende ledenvergadering indien deze binnen een termijn van drie maanden plaatsvindt. Bij overschrijding van de  termijn vindt een emailconsultatie bij de leden plaats dan wel, indien de meerderheid van de leden dit vraagt, een apart bijeen te roepen ledenvergadering.

22. Bij gegrondverklaring van de klacht kunnen zonodig de volgende sancties worden opgelegd:

-       Rapportageplicht over uitgevoerde acties om klachten te voorkomen

-       Officiële waarschuwing

-       Openbaarmaking van het oordeel van de klachtencommissie met opheffing van de anonimiteit

-       Voorwaardelijke of onvoorwaardelijke schorsing

-       Royement

23. Een schorsing of royement kan alleen door de ledenvergadering worden afgewezen indien twee derde van de aanwezige leden daartoe besluit. Voor afwijzing van de overige sancties is een gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige leden vereist.

3. Samenstelling van de klachtencommissie, kosten en bekendmaking

1. Kosten en toedeling van kosten

a. De (twee) leden die geen lid zijn van het Netwerk ontvangen een vergoeding voor maximaal twee bijeenkomsten (inclusief voorbereiding) waarbinnen afhandeling van de klacht dient plaats te vinden. De vergoeding is vastgesteld op € 500 per klacht.

b. De kosten voor de klachtenprocedure worden gedragen door de in het ongelijk gestelde partij. Indien beide partijen gedeeltelijk in het ongelijk worden gesteld draagt ieder der partijen de helft van de kosten. Bij meerdere partijen worden de kosten naar rato verdeeld.

2. Samenstelling van de klachtencommissie

a. Gestreefd wordt naar een evenwichtige man-vrouw samenstelling.

b. Bij belangenverstrengeling treedt in beginsel de vaste vervanger in de plaats. Bij ontstentenis van de plaatsvervanger voorziet de klachtencommissie in een vervanger.

c. Leden van  de klachtencommissie zijn afkomstig van bureaus die geen deel uitmaken van het bestuur.

De leden zijn afkomstig van vier verschillende bureaus; de plaatsvervangers zijn niet afkomstig van de bureaus waaruit de leden die zij vervangen afkomstig zijn.

3. Bekendmaking van de klachtenprocedure en het indienen van klachten

a. De samenstelling van de klachtencommissie (inclusief secretariaat) en de klachtenprocedure worden bekendgemaakt via de website van het Netwerk Groene Bureaus.

b. Klachten worden ingediend bij het bestuur via het secretariaat van het Netwerk Groene Bureaus (secretariaat@netwerkgroenebureaus.nl)

4. Personele samenstelling

De klachtencommissie bestaat uit vier leden (twee leden vanuit het Netwerk Groene Bureaus, één onafhankelijke jurist en één onafhankelijke ecologisch onderzoeker) ondersteund door het secretariaat van het Netwerk Groene Bureaus.


[1] Andere klachten, bijvoorbeeld van technische aard over algemeen geaccepteerde methoden en technieken (zoals inventarisatiemethoden) worden niet door het Netwerk behandeld maar doorgeleid naar andere organisaties die daarvoor inhoudelijke verantwoordelijkheid dragen (zoals bijvoorbeeld de Gegevensautoriteit Natuur).

Artikel 6 Slotbepaling

1. De procedure voor herziening van dit reglement is voorgeschreven in de statuten.

 

huishoudelijk regelement 4 febr 2009 in .pdf