Huishoudelijk reglement van het Netwerk Groene Bureaus , 4 februari 2009

Het Huishoudelijk reglement Netwerk Groene Bureaus, vastgesteld op de algemene vergadering van 28 september 1998 en herzien op de ledenvergadering van 4 februari 2009.

Het huishoudelijk reglement is gebaseerd op de Statuten het Netwerk Groene Bureaus.

 Artikel 1 Toelating van nieuwe leden 

1. Het bestuur toetst de aangemelde organisatie aan de toelatingseisen zoals opgenomen in de statuten en aan de volgende eisen uit dit reglement:
   1. de aangemelde organisatie bestaat langer dan twee jaar. Organisaties die twee tot vier jaar bestaan, kunnen aspirant lid worden en kunnen, indien na toetsing in het vierde jaar van hun bestaan blijkt dat zij voldoen aan de overige toelatingscriteria van de vereniging het gewone lidmaatschap verwerven. Organisaties die ouder zijn dan vier jaar, kunnen direct als gewoon lid worden toegelaten, uiteraard mits zij voldoen aan de overige toelatingscriteria van de vereniging
   2. de aangemelde organisatie heeft in de voorgaande twee (aspirant-lid) dan wel vier jaren (gewoon lid) conform de gedragscode van het Netwerk Groene Bureaus geadviseerd.

Bij positief resultaat wordt de aanmelding ter toetsing voorgelegd aan de leden. Indien binnen twee weken de leden geen bezwaren kenbaar hebben gemaakt dan wel niet gereageerd hebben op de aanmelding, wordt het lidmaatschap verleend. Bij bezwaren van bestuur of van de leden, hoor en wederhoor toepassend, wordt het lidmaatschap onder opgaaf van redenen geweigerd. De zich aanmeldende organisatie kan hiertegen bij de ledenvergadering in beroep gaan.

Indien de organisatie deel uitmaakt van een samenwerkingsverband met andere organisaties, bijvoorbeeld via een moedermaatschappij, geldt de zelfstandige profilering in de markt als criterium voor het afbakenen van de organisatie die lid wordt (moedermaatschappij dan wel de organisatie zelf).  

Artikel 2 Het lidmaatschap 

1. Met hun lidmaatschap verplichten de leden zich tot het volgen van de gedragscode van het Netwerk Groene Bureaus. 

2. De jaarlijkse lidmaatschapskosten zijn gerelateerd aan de omzet van de organisatie. Indien de organisatie ook niet-groene werkzaamheden verricht en die in onderlinge samenhang met de groene werkzaamheden op de markt profileert, zulks ter beoordeling van het bestuur, worden de lidmaatschapskosten gerelateerd aan de omzet van de gehele organisatie. 

3. De grondslag voor de contributie is als volgt (omzet gehele bedrijf, inclusief de niet-ecologisch afdelingen):

 4. Nieuwe (aspirant-)leden betalen inschrijfgeld, ter hoogte van éénmaal de jaarlijkse contributie. 

5. Ieder lid heeft één stem. 

6. Een aspirant-lidmaatschap geeft heeft dezelfde rechten als een gewoon lidmaatschap met uitzondering van stemrecht in de algemene ledenvergadering. 

Artikel 3 Het bestuur 

1. De voorzitter kan zich desgewenst laten vergezellen van een medewerker van zijn organisatie die de mening van de organisatie in de vergadering naar voren brengt teneinde de voorzitter in staat te stellen zijn functie neutraal te vervullen. 

Artikel 4 Financiering van activiteiten van de vereniging 

1. De structurele kosten van de vereniging worden gefinancierd vanuit de lidmaatschapsgelden. De vereniging ontplooit zijn activiteiten in de vorm van projecten die, indien voor alle leden van belang en voor zover de middelen dat toelaten, uit de lidmaatschapsgelden worden betaald. In het geval dat een project slechts voor een beperkt aantal leden van belang is, kan financiering van deze projecten door de belanghebbende leden plaatsvinden. 

Artikel 5 Klachtbehandeling 

1. Klachtencommissie

De vereniging heeft een vaste klachtencommissie en een procedure voor de behandeling van klachten over zijn leden.

De klachtencommissie bestaat uit vijf leden: één bestuurslid van het Netwerk Groene Bureaus, twee leden van het Netwerk Groene Bureaus, één jurist en één ecologisch onderzoeker, niet zijnde een lid van het Netwerk Groene Bureaus. Om de commissie slagvaardig te laten werken, wordt voor elk van de leden wordt een plaatsvervanger benoemd die bij agendaproblemen van leden van de commissie deelneemt aan de commissie. De ledenvergadering benoemt, op voordracht van het bestuur, de klachtencommissie. De commissieleden worden benoemd voor een periode van drie jaar waarbij herbenoeming van hetzelfde lid mogelijk is.

De klachtencommissie wordt terzijde gestaan vanuit het onafhankelijk secretariaat van het Netwerk Groene Bureaus. 

Ingeval de aard van de klacht kan leiden tot belangenverstrengeling bij één van de leden van de klachtencommissie of het secretariaat, treedt dit lid tijdelijk terug. De resterende leden van de klachtencommissie voorzien in de vervanging van het lid. 

2. Procedure voor klachtbehandeling tussen leden

Het bestuur zal zich, hoor en wederhoor toepassend, een oordeel vormen over de ontvankelijkheid van de klacht. Bijvoorbeeld zullen klachten van technische aard over algemeen geaccepteerde methoden en technieken (zoals inventarisatiemethoden) niet door de klachtencommissie behandeld maar doorgeleid worden naar andere organisaties die daarvoor inhoudelijke verantwoordelijkheid dragen (zoals bijvoorbeeld de Gegevensautoriteit Natuur). 

Het bestuur zal trachten via een gesprek met de betreffende partijen tot een oplossing te komen. Als een oplossing buiten bereik blijkt, wordt de onderstaande klachtenprocedure gevolgd. 

klachten van en over leden

1. het klachtencommissie stelt zich op de hoogte van de visie van de klagende en aangeklaagde partij (hoor en wederhoor)
2. de klachtencommissie formuleert op grond van expliciete overwegingen een voorlopig oordeel 3. de klachtencommissie vraagt de betrokken partijen een reactie op het voorlopig oordeel 4. de klachtencommissie formuleert mede op grond van deze reacties een definitief oordeel en brengt deze ter kennis van het bestuur
5. het bestuur maakt de klacht in anonieme vorm bekend bij de leden, samen met het oordeel van de klachtencommissie
6. beide partijen kunnen, indien een van beide het niet eens is met het oordeel van de klachtencommissie, het oordeel aanvechten in de ledenvergadering en de ledenvergadering een eindoordeel vragen, daarbij de anonimiteit opheffend. 

Sanctiemogelijkheden

7. de klagende partij heeft bij een terechte klacht het recht de klacht, het betrokken lid en het oordeel van de klachtencommissie bekend te maken in de ledenvergadering.
8. de aangeklaagde partij heeft, ter genoegdoening van een onterechte beschuldiging, het recht de klacht, het betrokken lid en het oordeel van het bestuur bekend te maken in de ledenvergadering,.
9. ter verdere genoegdoening heeft de klagende partij het recht de aangeklaagde partij voor tijdelijke schorsing voor te dragen aan de ledenvergadering, maar pas nadat de klagende partij over de toepassing van deze sanctie advies heeft gevraagd aan het bestuur.
10. het bestuur heeft het recht het lid voor tijdelijke schorsing voor te dragen bij de ledenvergadering.
11. de ledenvergadering besluit over een voorstel voor royement en beslist met 2/3 meerderheid. 

Procedure voor klachtbehandeling tussen opdrachtgevers en leden

12. de klachtencommissie stelt zich op de hoogte van de visie van de klagende en de aangeklaagde partij (hoor en wederhoor)
13. de klachtencommissie formuleert op grond van expliciete overwegingen een voorlopig oordeel
14. de klachtencommissie vraagt beide partijen een reactie op het voorlopig oordeel
15. de klachtencommissie formuleert mede op grond van deze reacties een definitief oordeel en geeft aan welke consequenties dit oordeel voor de betrokken partijen zou moeten hebben.
16.  Het bestuur brengt het oordeel van de klachtencommissie ter kennis van betrokken partijen
17.  de betrokken partijen kunnen, indien een van beiden het niet eens is met het oordeel van de klachtencommissie, het oordeel aanvechten bij de rechter.

 Sanctiemogelijkheden

18.  de klagende partij heeft bij een terechte klacht het recht de klacht, het betrokken lid en het oordeel van de klachtencommissie publiek bekend te maken.
19.  de aangeklaagde partij heeft, ter genoegdoening van een onterechte beschuldiging, het recht de klacht, het betrokken lid en het oordeel van het bestuur publiek bekend te maken.
20.  ter verdere genoegdoening heeft de klagende partij het recht de aangeklaagde partij voor tijdelijke schorsing voor te dragen aan de ledenvergadering, maar pas nadat de klagende partij over de toepassing van deze sanctie advies heeft gevraagd aan het bestuur.
21.  het bestuur heeft het recht het lid voor tijdelijke schorsing voor te dragen bij de ledenvergadering.
22.  de ledenvergadering besluit over een voorstel voor royement en beslist met 2/3 meerderheid

Artikel 6 Slotbepaling

1. De procedure voor herziening van dit reglement is voorgeschreven in de statuten.

huishoudelijk regelement 4 febr 2009 in .pdf