Netwerk Groene Bureaus

ngb_009168
brancheorganisatie voor kwaliteitsbevordering en belangenbehartiging

Kwaliteit vraagt voortdurend aandacht
Natuur is gebaat bij de kwaliteit van besluitvorming over natuur. Goede advisering is daarbij een voorwaarde. Continuë ontwikkeling van de kwaliteit van advisering, in een open discussie tussen belanghebbenden, is dan ook van groot belang.

Het Netwerk Groene Bureaus stimuleert de discussie over de kwaliteit van producten van zijn leden en borgt de kwaliteit van hun producten op meerdere manieren: via de gedragscode en klachtenprocedure, actieve toetsing van zittende leden, de beoordeling van rapportages én bureau bij aanmelding als lid, themabijeenkomsten en via het ontwikkelen van protocollen.

Gedragscode
Het Netwerk Groene Bureaus geeft met zijn gedragscode aan op welke wijze zijn leden deskundig, verantwoord, respectvol en integer adviseren op het gebied van natuur en landschap. Met deze gedragscode zijn de leden van het Netwerk Groene Bureaus aanspreekbaar op de kwaliteit van hun werk. De gedragscode dient als ‘basis voor gesprek’ tussen bureaus, opdrachtgevers en andere belanghebbenden over het werk van de leden van het Netwerk. Ook biedt de gedragscode de ‘basis voor gesprek’ tussen de leden onderling met als doel de branche maatschappelijk goed te laten functioneren.

Indien leden de gedragscode niet volgen, kunnen belanghebbende partijen dat voorleggen aan het bestuur van het Netwerk. Het bestuur zal, hoor en wederhoor toepassend, via een gesprek met het betreffende lid naar een oplossing zoeken. Als een oplossing buiten bereik blijkt, kan een formele klacht worden ingediend.

Klachtenprocedure
Het Netwerk Groene Bureaus staat open voor klachten over zijn leden. Bestuur, klachtencommissie en ledenvergadering geven invulling aan de klachtenprocedure van het Netwerk Groene Bureaus.
Het bestuur beoordeelt de ontvankelijkheid van een klacht en toetst de klacht aan de gedragscode van het Netwerk. Het bestuur gaat op basis van zijn bevindingen op basis van de klacht met de betrokken partijen in gesprek om een oplossing te vinden. Indien een of meerdere partijen het niet eens zijn met het bestuur, is beroep mogelijk bij de klachtencommissie. Het bestuur stelt eventuele sancties vast, met royement als uiterst mogelijke sanctie. De betrokken partijen kunnen tegen de opgelegde sanctie in beroep gaan bij de ledenvergadering.

Toetsing leden
Het Netwerk Groene Bureaus toetst zittende leden op kwaliteit. De toetsing op kwaliteit wordt uitgevoerd door de NGB-werkgroep 'Toetsing' die ook de bureaus toetsen die zich aanmelden voor het lidmaatschap. De werkgroep toetst jaarlijks tien bureaus aan de gedragscode. Het bestuur selecteert deze bureaus willekeurig in de eerste bestuursvergadering van het jaar.
De betreffende bureaus leveren drie producten (adviezen, onderzoeksrapporten of andere producten met een directe relatie tot een opdrachtgever) en cv's van medewerkers. Deze producten mogen maximaal twee jaar oud zijn. Het eindoordeel van de toetsing leidt tot een advies voor verbetering. Samenvattingen van de eindoordelen met eventuele aanbevelingen worden geanonimiseerd gepubliceerd op de website. Daarmee wordt zichtbaar gemaakt op welke wijze het Netwerk aan de kwaliteit werkt. De eerste resultaten zijn eind dit jaar te verwachten.

Beoordeling nieuwe leden
Op basis van de gedragscode worden rapporten van bureaus die zich melden voor het lidmaatschap beoordeeld op kwaliteit. Ook wordt de aanmelding van een bureau ter toetsing voorgelegd aan de leden. Bureaus die zich aanmelden en niet voldoen aan de vereiste kwaliteit worden afgewezen of krijgen, bij voldoende perspectief op  verbetering van de kwaliteit, een kandidaatschap van een jaar aangeboden. In dat jaar kan het bureau de kennis en de inzichten binnen het Netwerk gebruiken om de vereiste kwaliteit te bereiken.

Kandidaatschap
Het 'kandidaatschap' is ontwikkeld in aanvulling op het bestaande lidmaatschap. Het 'kandidaatschap' biedt adviesbureaus de mogelijkheid het kwaliteitsniveau te bereiken dat vereist is voor de leden van het Netwerk. Daarvoor kan de kandidaat gebruikmaken van de bestaande kennis binnen het Netwerk Groene Bureaus en van de themabijeenkomsten, discussies en informele contacten binnen het Netwerk. Ook kan het adviesbureau binnen het Netwerk een mentor werven. De adviezen uit de kandidaatsperiode worden getoetst aan de vereiste kwaliteit. Bij voldoende kwaliteit staat het lidmaatschap open.

Themabijeenkomsten
Het Netwerk werkt actief aan kwaliteit door het houden van themabijeenkomsten met leden, opdrachtgevers en overheden over actuele ontwikkelingen in beleid en beheer. Vanuit het perspectief van de adviesbureaus worden ontwikkelingen belicht en bediscussieerd, onder meer op het gebied van ecologie, jurisprudentie en wetgeving (en de interpretatie daarvan) en ook op het gebied van acquisitie, aanbesteding, opdrachtnemerschap en ethiek. Daarmee biedt het Netwerk de mogelijkheid om in informele sfeer te praten over de praktijk van alledag en zo van elkaar te leren. Jaarlijks organiseert het Netwerk vier tot vijf bijeenkomsten.

Protocollen
Protocollen zijn een goed middel om kwaliteit vast te leggen. Het Netwerk Groene Bureaus nam in 2008 het initiatief voor het opstellen van het 'vleermuisprotocol'. Voor elke vleermuissoort schrijft het protocol voor aan welke eisen inventarisaties moeten voldoen. Het protocol is ontwikkeld door zo'n vijftien deskundigen van adviesbureaus en door medewerkers van de Zoogdiervereniging, Dienst Landelijk Gebied en de Dienst Regelingen van het ministerie van EZ. De Gegevensautoriteit Natuur stelt het protocol formeel vast; de Dienst Landelijk gebied adviseert alleen positief over ontheffingaanvragen - waarbij vleermuizen betrokken zijn - als het vleermuisprotocol is gebruikt dan wel ecologisch goed beargumenteert is waarom daarvan is afgeweken. Het vleermuisprotocol wordt intensief gebruikt en jaarlijks geëvalueerd.

Samen met de PGO's is een programma ontwikkeld om tot erkende protocollen voor andere soorten te komen; verkenning van de realisatiemogelijkheden vindt nu plaats.

In 2005 ontwikkelde het Netwerk samen met PGO's en de KNAW protocollen die het welzijn van dieren bij inventarisatie regelen. Het ministerie van EZI gebruikt die protocollen bij ontheffingverlening voor inventarisaties.

Eerst verantwoordelijke voor kwaliteit ligt bij leden
De leden van het Netwerk zelf zijn als eerste verantwoordelijk voor de kwaliteit van hun producten en de discussie daarover met derden. Het Netwerk heeft een verantwoordelijkheid om de kwaliteit te bewaken en in te grijpen als de kwaliteit (blijvend) onvoldoende is. Het Netwerk legt ontvangen klachten of andere signalen over de kwaliteit van rapportages voor aan het betreffende bureau en beoordeelt de klachtbehandeling door het betreffende bureau. Indien de afhandeling naar het oordeel van het Netwerk adequaat is, heeft het Netwerk Groene Bureaus geen verdere rol. Indien de afhandeling niet adequaat is, zal het Netwerk het betreffende bureau hierop aanspreken. Zonodig volgt actie om de kwaliteit te laten borgen dan wel een sanctie toe te passen, waaronder in het uiterste geval het schorsen of ontnemen van het lidmaatschap van het Netwerk Groene Bureaus (gesprek, klachtenprocedure).