Netwerk Groene Bureaus

ngb_009168
brancheorganisatie voor kwaliteitsbevordering en belangenbehartiging

1 april 2016

Op de Rijkswaterstaat Marktdag (30 maart 2016) organiseerde het Netwerk Groene Bureaus twee van de achttien dialoogsessies over de Marktvisie van Rijkswaterstaat. Met als thema 'Samen samenwerken' bespraken de deelnemers aan de Marktdag hoe de Marktvisie in de praktijk te brengen is. De dialoogsessies van het Netwerk Groene Bureaus gingen in op "Uniformiteit in het aanbestedingsbeleid" en "Staat kwaliteit echt centraal bij aanbestedingen?'.

Vertegenwoordigers van Rijkswaterstaat en ondernemersverenigingen waaronder ASTRIN, Bouwend Nederland, FHI en Nederland ICT, NLingenieurs, UNETO-VNI en Vereniging van Waterbouwers organiseerden de overige sessies.
 
De dialoogsessie "Uniformiteit in het aanbestedingsbeleid", geleid door Johan Burger (ATKB, voorzitter NGB) ging in op de vraag of een uniforme uitvraag en beoordeling door RWS gewenst dan wel een utopie is; of er nu voldoende balans is tussen proces en inhoud en welke mogelijkheden de Marktvisie hierbij biedt. Belangrijkste conclusies waren:

1.    Heldere scope en mogelijkheid mondelinge informatie-uitwisseling vóór de aanbieding. Een gesprek geeft veel meer duidelijkheid in wat RWS nu precies wil en wat het bureau kan bieden. Bij veel trajecten gebeurt dit nu niet. Dus: meer dialoog van tevoren om de vraag helder te krijgen. Dit past 100% in de Marktvisie.

2.    Letterlijk agenderen van tijd investeren in elkaar. De Marktvisie gaat uit van een continue, constructieve dialoog. Daar moeten betrokkenen dan ook letterlijk tijd voor vrij maken. Vaak gebeurt dit niet in de waan van de dag, maar dit is essentieel. Daarbij moet ook markt de hand in eigen boezem steken.

3.    Markt betrekken bij uniformering van het aanbestedingsproces. RWS wil ook meer uniformiteit in met name beoordelingen. Hier wordt intern ook aan gewerkt. Het idee is geopperd om de markt hier bij te betrekken.

4.    Bij beoordeling is wel uniformiteit gewenst. Meer uniformiteit in uitvragen is niet realistisch, gezien de grote variëteit in uitvragen naar de markt; maatwerk moet mogelijk blijven.

5.    Zorg dat kennisbasis RWS niet te dun is. Is er voldoende kennis binnen RWS om kwaliteitscriteria te formuleren?

De dialoogsessie "Staat kwaliteit echt centraal bij aanbestedingen?", geleid door Lennart Turlings (Witteveen+Bos, bestuurslid NGB) ging in op de vraag hoe we echt op kwaliteit kunnen selecteren. Is EMVI daarbij wel dé oplossing of zijn er andere mogelijkheden? Belangrijkste conclusies waren:

1.    Belonen van creativiteit in aanbiedingen is belangrijk, maar geeft spanning op uniformiteit. Inschrijvers worden nu geremd in creativiteit als dat niet kan worden ondergebracht onder de geformuleerde EMVI-criteria, beoordelaars ondervinden hetzelfde als zij creatieve ideeën buiten de EMVI-criteria willen waarderen.

2.    Er is grote behoefte aan meer dialoog in de voorfase, sparringpartner zijn in vakmanschap. Gezamenlijk overdenken hoe opdrachten het beste op de markt kunnen worden gezet en welke criteria kunnen worden gehanteerd voor het beoordelen van de kwaliteit van aanbiedingen.

3.    Er is ook grote behoefte aan meer maar vooral ook individuele dialoog tijdens aanbestedingstrajecten om zo de vraag achter de vraag te ontdekken, achtergrond bij de kwaliteit van de EMVI, de doelstelling van het project, het team leren kennen om daar de bemensing op af te stemmen (belangrijke succesfactor in een project), innovatiemogelijkheden te kunnen toetsen etc. Algemene inlichtingen leiden vaak tot terughoudend bij inschrijvers (concurrentie niet wijzer maken). Er zijn goede voorbeelden waarbij individuele inlichtingen niet hebben geleid tot ongelijk speelveld, een argument om het niet te willen. Inschrijvers zijn veelal bereid tot deze tijdsinvestering, omdat het veel informatie en ‘gevoel bij het project’ oplevert.

4.    De aangeboden levensduur van een werk speelt een ondergeschikte rol ten opzichte van ‘korte termijn denken tijdens de aanbesteding’.

5.    'Best Value Procurement' (BVP) is genoemd als goed/gewenst voorbeeld voor het omgaan met kwaliteit in aanbestedingen. Erkend werd dat BVP (lang) niet voor alle contracten geschikt is.

6.    De vraag werd opgeworpen of het erg is als kwaliteitscriteria niet onderscheidend zijn in het selectieproces. Kwaliteit onderdeel maken van het selectieproces levert toch kwalitatief goede aanbestedingen op, dat is waar het de opdrachtgever om gaat (in feite betekent dat een aanscherping van de eisen). Maar ook: als we de beste willen, moeten we daar ook op selecteren (binnen een bepaalde prijsrange bijvoorbeeld), o.a. door onderscheidend te scoren en/of de EMVI-korting te verhogen.

7.    Sneller trechteren (beperken van het aantal inschrijvers) is een goed middel om transactiekosten te beperken.

8.    De opdrachtgever moet ook durven aangeven wat hij niet wil.

9.    RWS mag strakker handhaven dat de aangeboden kwaliteit ook werkelijk wordt geleverd en niet alleen een middel is voor selectie.

10.    Begrip voor elkaars achterban (politiek/bestuurlijk enerzijds, aandeelhouders anderzijds) leidt tot meer begrip voor beweegredenen bij het waarom van een uitvraag en het waarom van een aanbieding.